Congratulazioni, ben arrivat*, nel mondo dell’imprenditoria! Hai aperto la partita IVA, e adesso? Da che parte cominciare? Qualche consiglio utile per la tua organizzazione amministrativa.
Ora che hai avviato la tua azienda non ti scordare che oltre alla tua attività in cui sarai sicuramente bravissim*, ne hai una secondaria ma non per questo meno importante, quella amministrativa.
Questo articolo vuole essere una guida di base per chi sta organizzando i primi passi nel proprio lavoro e si chiede da che parte cominciare. Se sei già un imprenditrice o un imprenditore organizzato questo articolo non ti serve, e nemmeno se cerchi una guida dettagliata sulla gestione di impresa.
Ma se vuoi le prime indicazioni su quello che secondo noi è importante sapere per cominciare, qui troverai qualche risposta.
Perchè è importante organizzarsi?
Un’amministrazione organizzata ti permette di essere più efficiente, e di ottenere velocemente delle informazioni basilari per il tuo lavoro. Puoi capire quale è il tuo reale guadagno, programmare meglio la tua liquidità, essere più puntuale sui pagamenti ma anche più attento ai mancati incassi. E’ chiaro che se sei ben organizzato spenderai meno tempo per cercare documenti e informazioni utili per la tua attività. Senza contare che parecchi documenti dovrai conservarli per anni e quindi dovrai sapere sempre dove sono.
Detto questo, come puoi organizzarti al meglio senza un aggravio eccessivo di lavoro e di costi?
Il primo concetto fondamentale da acquisire è che per essere efficiente una amministrazione deve essere ordinata. L’ORDINE è la chiave di un’organizzazione che sia per te una risorsa e non un peso. Ciò sta a significare che è utile prendersi il tempo per capire quale è la maniera migliore per gestire certi aspetti, e, una volta individuata, seguirla assiduamente.
Per esempio, se decidi che la maniera migliore di conservare i contratti è stamparli e metterli in una teca apposita, tutte le volte che hai un contratto da archiviare dovrai inserirlo nella teca predefinita. E’ superfluo dirlo? No, perchè qualche volta nella frenesia delle attività quotidiane è difficile mantenere nella pratica i buoni propositi che ti sei prefissato all’inizio.
Quali sono gli Strumenti fondamentali?
Secondo noi, in una buona organizzazione amministrativa non dovrebbero mancare:
- Un drive remoto per conservare i documenti,
- Una To do list, una lista che ti aiuta a ricordare cosa fare e quando,
- Un Programma per fatturazione
- Un calendario, per gestire appuntamenti e impegni.
Questi strumenti possono essere anche utilizzati in forma cartacea e sicuramente in qualche attività ancora gli strumenti cartacei hanno il loro senso, come ad esempio l’agenda del parrucchiere. In questo articolo facciamo riferimento a strumenti digitali che riteniamo siano piu’ efficaci e al passo con i tempi.
Come funziona un drive remoto?
Un drive remoto è una porzione di disco di un server in rete alla quale puoi accedere attraverso un servizio. Solitamente una volta attivato il servizio puoi accedere alle cartelle remote da tutti i tuoi dispositivi e avere i tuoi documenti sempre aggiornati e a portata di mano.
Collegando il servizio ad un smartphone o a un tablet, ad esempio, puoi avere tutti i tuoi documenti con te anche se lavori senza ufficio ed in mobilità. Puoi archiviare i documenti semplicemente fotografandoli e salvandoli, puoi accedere in ogni momento alla tua documentazione e condividerla con chi vuoi.
Costo dell’operazione? Anche nessuno, se non ti serve troppo spazio. Tutti i fornitori di questi servizi hanno un pacchetto gratuito limitato oltre al quale devi acquistarne uno a pagamento.
In commercio ci sono diversi fornitori come Google, Dropbox, Apple, Microsoft e infiniti altri ai quali puoi rivolgerti. Si tratta solo di trovare quello che fa per te e attivarlo sui tuoi dispositivi.
Suggerimento: Se utilizzi il computer per la tua attività puoi sincronizzare le cartelle del drive con quelle del pc, visualizzando il tuo archivio direttamente sul computer senza doverti collegare ogni volta alla pagina web del servizio.
Cos’è una to do list e come funziona?
Una “to do list” è semplicemente una lista di cose da fare. E’ uno strumento utilissimo per raggiungere i propri obbiettivi e rispettare le scadenze nella vita professionale e anche in quella privata.
Ma cosa è necessario fare per realizzarne una perfetta e funzionale?
- scegli il supporto più adatto per te, cartaceo o digitale: elenchi di cose da fare sono disponibili in tutte le forme e dimensioni;
- definisci un ordine di priorità: è fondamentale darsi delle priorità. Si potrebbe creare una lista principale con ogni progetto che si vuole realizzare a lungo termine, oppure un elenco di progetti settimanali o anche attività che devono essere completate in giornata;
- crea una lista semplice;
- se necessario, scomponi gli impegni: un modo per rendere l’obiettivo più maneggevole è quello di scomporre i progetti in compiti più piccoli. Questo aiuterà ad avere sempre qualcosa di ben definito da fare;
- prevedi un orario, una stima del tempo che ritieni sarà necessario per eseguire ogni elemento.
Serve davvero un programma di fatturazione?
Se il tuo regime è quello forfettario potresti inviare le fatture in formato cartaceo, almeno ancora per un po’ (per approfondire questo argomento leggi il nostro articolo sull’imminente introduzione della fattura elettronica anche per i forfettari). Potresti quindi creare le fatture con un programma di testo, come, ad esempio Word.
Noi pero’ non te lo consigliamo perchè ti priveresti di alcune funzionalità importanti e molto utili. Ad esempio il controllo della numerazione delle fatture, la gestione delle anagrafiche dei clienti, il controllo sul contenuto delle fatture.
In sostanza un programma di fatturazione può aiutarti a:
- risparmiare tempo;
- conservare i dati e mantenerli in ordine;
- avere un quadro dell’andamento dell’attività;
- evitare perdite di tempo a fine mese registrando le transazioni passo per passo;
- migliorare la relazione con il commercialista;
- ridurre errori manuali;
- diminuire le ore passate a documentarsi sulle nuove Leggi e gli elementi che i documenti devono contenere.
Cosa altro può essermi utile?
Per la tua attività possono esserti utili anche diversi pacchetti di programmi per scrittura e fogli di calcolo. Di questi pacchetti ce ne sono sia di gratuiti che a pagamento. Alcuni esempi di programmi per scrivere documenti gratuiti sono: Libre Office, Open Office, o la suite di Google. Ce ne sono anche altri a pagamento, come il pacchetto di Microsoft.
Naturalmente, a seconda dell’attività della quale ti occupi potrebbero esserti utili tantissimi altri strumenti, ma quasi tutte le attività avranno, prima o poi, la necessità di scrivere una lettera o, banalmente, di preparare un elenco. Per questo, secondo noi, un programma di scrittura e un programma a fogli di calcolo sono il corredo minimo indispensabile per cominciare.
