Cosa fare e cosa non fare se il dipendente non si presenta più al lavoro per chiudere correttamente il rapporto.
Il dipendente non si presenta più al lavoro: cosa deve fare il datore di lavoro?
Può capitare che un dipendente smetta improvvisamente di presentarsi al lavoro, senza comunicare alcuna giustificazione e senza presentare le dimissioni.
In questi casi è importante non considerare automaticamente cessato il rapporto di lavoro e non procedere in modo affrettato.
Dal 2025 la normativa prevede una specifica procedura che, in presenza di determinati presupposti, consente di considerare il rapporto cessato per volontà del lavoratore, attraverso le cosiddette dimissioni per fatti concludenti.
Il dipendente non si presenta: cosa devo fare subito?
La prima cosa da fare è verificare se il lavoratore abbia comunicato, anche informalmente, le ragioni dell’assenza.
È quindi opportuno controllare:
- eventuali e-mail, messaggi o comunicazioni ricevute;
- eventuali certificati medici;
- richieste di ferie o permessi;
- comunicazioni effettuate a responsabili o colleghi;
- eventuali situazioni particolari già note all’azienda.
Se non risulta alcuna giustificazione, l’assenza dovrà essere registrata come assenza ingiustificata.
È importante comunicare tempestivamente la situazione allo Studio, indicando il primo giorno di assenza.
Devo cercare di contattare il dipendente?
Sì.
Anche se la legge non impone al datore di “inseguire” indefinitamente il lavoratore, è prudente cercare di contattarlo utilizzando i recapiti conosciuti dall’azienda.
È consigliabile inviare anche una comunicazione formale nella quale si prende atto dell’assenza e si invita il lavoratore a giustificarla e a riprendere servizio.
Questo passaggio è utile sia per ricostruire correttamente i fatti sia per documentare il comportamento tenuto dall’azienda.
Posso considerarlo automaticamente dimissionario?
No.
Il semplice fatto che il lavoratore non si presenti più al lavoro non determina automaticamente la cessazione del rapporto.
Dal 2025 è però possibile utilizzare una specifica procedura prevista dall’art. 26, comma 7-bis, del D.Lgs. 151/2015, introdotto dalla Legge 203/2024.
La norma prevede le cosiddette dimissioni per fatti concludenti.
Il datore può ricorrervi quando l’assenza ingiustificata supera:
- il termine eventualmente previsto dal CCNL applicato;
- in mancanza di una specifica previsione contrattuale, 15 giorni.
Secondo le indicazioni del Ministero del Lavoro, i 15 giorni devono essere intesi normalmente come giorni di calendario e la procedura può essere avviata a partire dal sedicesimo giorno di assenza.
Se il CCNL stabilisce un termine superiore a 15 giorni, occorre rispettare quello più lungo. Un eventuale termine contrattuale inferiore non consente invece di ridurre il limite minimo previsto dalla legge.
Cosa succede trascorso questo periodo?
Il datore di lavoro può decidere di avvalersi della nuova procedura.
In questo caso comunica l’assenza ingiustificata alla sede territorialmente competente dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro.
La comunicazione deve contenere i dati conosciuti del lavoratore e, in particolare, i relativi recapiti, compresi telefono ed e-mail, quando disponibili.
L’Ispettorato può effettuare verifiche per accertare che l’assenza sia effettivamente avvenuta e che non esistano cause che abbiano impedito al lavoratore di giustificarla.
Se la procedura viene correttamente attivata, il rapporto viene considerato risolto per volontà del lavoratore.
Non si tratta quindi tecnicamente di un licenziamento.
Il dipendente deve presentare le dimissioni telematiche?
No.
Questa è proprio una delle principali novità.
Quando ricorrono i presupposti delle dimissioni per fatti concludenti, non è necessario che il dipendente effettui la normale procedura telematica di dimissioni.
La cessazione viene comunicata attraverso UNILAV utilizzando la specifica causale prevista per le dimissioni per fatti concludenti – “FC”.
La comunicazione all’Ispettorato costituisce anche il momento dal quale decorre il termine di cinque giorni per effettuare la comunicazione obbligatoria di cessazione.
È obbligatorio utilizzare questa procedura?
No.
Il datore di lavoro può scegliere se utilizzare la procedura delle dimissioni per fatti concludenti oppure, quando ne ricorrono i presupposti, procedere disciplinarmente.
Il Ministero del Lavoro e l’INPS hanno espressamente chiarito che la nuova procedura costituisce una facoltà del datore di lavoro.
Molti CCNL prevedono infatti che un determinato numero di giorni di assenza ingiustificata costituisca un’infrazione disciplinare sufficientemente grave da consentire il licenziamento.
Posso quindi licenziare il dipendente per assenza ingiustificata?
Sì, quando il CCNL e la gravità del comportamento lo consentono, ma in questo caso bisogna seguire la normale procedura disciplinare.
Non si può semplicemente inviare una lettera dicendo che il dipendente è licenziato perché non si presenta.
Occorre, in particolare:
- contestare formalmente per iscritto l’assenza ingiustificata;
- concedere al lavoratore il termine previsto dalla legge e dal CCNL per presentare le proprie giustificazioni;
- valutare le eventuali giustificazioni ricevute;
- solo successivamente, se ne ricorrono i presupposti, irrogare il licenziamento disciplinare.
La procedura deve rispettare l’art. 7 dello Statuto dei lavoratori e le specifiche disposizioni del CCNL applicato.
Qual è la differenza tra licenziamento e dimissioni per fatti concludenti?
La differenza è importante.
Con il licenziamento disciplinare, la cessazione è decisa dal datore di lavoro in conseguenza dell’inadempimento del dipendente.
Con le dimissioni per fatti concludenti, invece, la legge riconduce alla prolungata assenza ingiustificata la volontà del lavoratore di interrompere il rapporto.
Questa differenza produce effetti anche sul piano previdenziale.
In caso di dimissioni per fatti concludenti il lavoratore, in linea generale, non ha diritto alla NASpI, perché la cessazione è considerata volontaria.
In caso di licenziamento disciplinare, invece, il lavoratore può normalmente richiedere la NASpI, purché possieda gli altri requisiti previsti dalla legge.
L’azienda deve pagare il ticket di licenziamento?
In caso di cessazione per dimissioni per fatti concludenti, non si tratta di un licenziamento e pertanto non trova applicazione il normale contributo di cessazione collegato alla NASpI.
Diverso è il caso in cui l’azienda scelga la strada del licenziamento disciplinare.
Il lavoratore può successivamente giustificare l’assenza?
Sì.
La legge tutela il lavoratore quando dimostra di essere stato nell’impossibilità di comunicare le ragioni dell’assenza per:
- causa di forza maggiore;
- fatto imputabile al datore di lavoro.
Un esempio può essere una situazione sanitaria particolarmente grave che abbia concretamente impedito al lavoratore di comunicare con l’azienda.
L’Ispettorato può effettuare controlli proprio per verificare queste circostanze.
Per questo motivo è importante che l’azienda documenti correttamente i giorni di assenza e i tentativi effettuati per contattare il lavoratore.
E se il lavoratore presenta successivamente le dimissioni?
La situazione deve essere comunicata immediatamente allo Studio.
Le indicazioni ministeriali prevedono infatti che eventuali dimissioni telematiche successivamente presentate dal lavoratore possano prevalere sulla procedura per fatti concludenti già avviata.
Particolare attenzione deve essere prestata alle eventuali dimissioni per giusta causa.
Cosa non deve fare il datore di lavoro?
È importante evitare alcuni comportamenti.
Non bisogna:
- cancellare semplicemente il dipendente dalle paghe perché “non viene più”;
- considerarlo dimissionario dopo pochi giorni di assenza;
- retrodatare la cessazione;
- effettuare una comunicazione UNILAV senza avere prima verificato la corretta procedura;
- inviare un licenziamento disciplinare senza preventiva contestazione;
- continuare per settimane a lasciare la situazione senza alcuna gestione formale;
- accordarsi informalmente con il lavoratore per simulare un licenziamento al solo scopo di consentirgli di ottenere la NASpI.
In pratica, cosa devo fare?
Quando un dipendente smette di presentarsi al lavoro:
1. Segnala subito l’assenza allo Studio.
Indica il primo giorno in cui il dipendente non si è presentato.
2. Cerca di contattare il lavoratore.
Conserva copia dei messaggi e delle comunicazioni effettuate.
3. Non effettuare autonomamente alcuna cessazione.
Il rapporto rimane in essere fino alla corretta definizione della procedura.
4. Verifichiamo il CCNL applicato.
Il contratto collettivo può stabilire termini e conseguenze specifiche per le assenze ingiustificate.
5. Valutiamo quale procedura utilizzare.
A seconda del caso concreto potremo procedere:
- con le dimissioni per fatti concludenti;
- oppure con la procedura disciplinare e l’eventuale licenziamento.
6. Lo Studio predisporrà le comunicazioni necessarie.
È particolarmente importante non anticipare autonomamente la data di cessazione del rapporto.
La regola da ricordare
Se un dipendente scompare, non è automaticamente dimesso e non va automaticamente licenziato.
La situazione deve essere prima documentata e gestita correttamente.
La normativa oggi offre al datore di lavoro uno strumento specifico per evitare che rapporti di lavoro ormai di fatto abbandonati rimangano formalmente aperti: le dimissioni per fatti concludenti.
La scelta tra questa procedura e il licenziamento disciplinare deve però essere effettuata caso per caso, verificando sempre il CCNL applicato e la concreta situazione del lavoratore.